La firma electrónica (o e-firma) es un término más amplio que hace referencia a cualquier método utilizado para firmar documentos electrónicamente. A diferencia de la firma digital, que se basa en tecnologías criptográficas avanzadas, la firma electrónica puede ser tan simple como escribir un nombre en un documento electrónico o hacer un clic en un botón de “aceptar” en una plataforma online.

¿Para qué sirve la firma electrónica? 

Su uso se ha extendido en todos los sectores por su rapidez, validez legal y facilidad de uso. Entre sus principales aplicaciones destacan:

• 🧑‍💼 Firmar contratos laborales, comerciales o acuerdos de confidencialidad.
• 🧾 Aprobar presupuestos, pedidos o facturas electrónicas.
• 🖋️ Autorizar procesos administrativos o validaciones internas.
• 📱 Completar gestiones online con plena trazabilidad.

Tipos de firma electrónica

La legislación europea, mediante el Reglamento eIDAS, distingue tres niveles de firma electrónica, cada uno con un grado diferente de seguridad y validez legal:

1. Firma simple:
   Incluye métodos básicos como una firma escaneada, un correo de aprobación o un clic de aceptación. Es útil para procesos internos o de bajo riesgo.
2. Firma avanzada:
   Permite identificar de forma única al firmante y detectar cualquier modificación posterior del documento. Requiere autenticación mediante códigos o credenciales seguras.
3. Firma cualificada:
   Se basa en un certificado digital cualificado emitido por una autoridad certificadora y ofrece el máximo nivel de seguridad y reconocimiento legal, equivalente a la firma manuscrita.

Ventajas para las empresas 

Implementar la firma electrónica permite digitalizar la gestión documental, reduciendo tiempos y costes. Sus principales beneficios son: 

• Agilidad en la firma de documentos, sin desplazamientos.
• Menor carga administrativa y eliminación del papel.
• Mayor control y trazabilidad de los procesos.
• Cumplimiento con la normativa europea eIDAS.
• Integración con plataformas empresariales y ERP como SAGE 200.

Conclusión 

La firma electrónica es una herramienta esencial en la transformación digital de las empresas. 

Permite firmar documentos desde cualquier lugar, de forma segura, legal y eficiente, favoreciendo la sostenibilidad y la productividad.